Cómo organizar el Bizz Summit ES (y no morir en el intento)

Quería escribir esta entrada en el post desde que empezamos a organizar el Bizz Summit ES 2021, pero decidí esperarme hasta el final de la segunda edición de 2022 por algunos motivos que comentaré a continuación.

A veces no nos damos cuenta de todo lo que hay alrededor de un evento de comunidad en este caso, presencial. Varias personas en un equipo trabajan en una perfecta sinergia para que todo salga perfecto con la mayor ilusión y entusiasmo, pero en todas las fiestas también hay algunas dificultades, esfuerzos incalculables y alguna que otra sombra. En este post os traigo todo lo necesario para montar (y sobrevivir) un evento como Bizz Summit ES 2022.

Para aquellos que no asistierais al evento, os hago un breve resumen (que podéis encontrar en el archivo de https://bizzsummit.es ). Evento celebrado en formato presencial en Septiembre del 2022 en el Campus Juan XXIII del ESIC y con formato híbrido enfocado a los profesionales de aplicaciones de negocio de Microsoft (Power Platform, Dynamics 365 y extensiones en Azure y Microsoft 365). El primer día, viernes, contábamos por la mañana con 6 workshops de larga duración impartidos por los mayores profesionales y, por la tarde, una Hackaton con equipos de experiencia variada. El segundo día, durante todo el día se celebraba una feria con los patrocinadores Oro y Platinum del evento a la vez que un programa en streaming por nuestro canal de Youtube (Bizz Summit TV) y 7 tracks en paralelo de sesiones. Para la Keynote de apertura tuvimos grandes cracks como Alberto Granados (Presidente Microsoft España), David Warner II y Hugo Bernier (Managers de la comunidad Power Platform). Para finalizar, y tras 8 horas de evento, un cierre con concurso y premios.

Para empezar, podéis observar la variedad de actividades que tuvimos en el evento y ya solo gestionar los participantes, speakers y patrocinadores fue todo un reto. Vamos a por todas las tareas que hay los meses antes del evento y poco a poco más en detalle según se acercaban las fechas.

La primera y más importante tarea: rodearte de gente trabajadora, entusiasta y con muchísima motivación. Por suerte en el Bizz Summit ES no nos falta de eso, así que os dejo por aquí los miembros del equipo organizador :)

Tareas a unos 8 (mínimo) meses previos al evento:

Definir tipo de evento, días, target y foro estimado (necesario para dimensionar el evento y diseñarlo entorno a eso).
Buscar localización según el evento definido.
Definir la documentación para el Call 4 Sponsors (niveles de patrocinio, plantilla con descripción del evento, localización y otros detalles).
Buscar patrocinadores y cerrar niveles de patrocinio.
Definir el Call 4 Speakers (tipo de sesiones que esperamos, definir niveles y decidir qué podemos comprometernos a subvencionar a los speakers).
Definir estrategia de comunicación en RRSS.
Actualizar la web con toda la información.

Tareas a unos 6 (mínimo) meses previos al evento:

Cerrar los patrocinadores y mantener una reunión con cada uno para darles más detalles de qué necesitamos, coordinar envíos de goodies para asistentes.
Abrir el Call 4 speakers y responder las dudas en redes.
Lanzar tuits y publicaciones sobre toda la información.
Buscar la asociación u ONG con la que colaborar ese año para realizar la aportación o donación.
Realizar facturas a patrocinadores.
Abrir un Call 4 Volunteers para reunir voluntarios durante el evento.
Definir con la localización el formato y escaleta del evento.
Realizar la votación de las sesiones presentadas al Call 4 Speakers.

Tareas a unos 3-4 meses previos al evento:

Cerrar la agenda del evento y mandar invitaciones a todos los speakers virtuales.
Gestionar alojamiento para los speakers no residentes en Madrid.
Organizar una reunión con los voluntarios para explicar las tareas.
Definir el formato de streaming para las sesiones virtuales y el Bizz Summit TV, el canal e directo durante el evento.
Reuniones con la localización para cerrar la necesidad de salas, auditorio y tipos de catering.
Buscar y contratar una Community Manager para llevar las RRSS y publicar (casi) a diario. Totalmente opcional pero a nosotros nos salvó la vida.
Contratar la empresa para crear los regalos, tarjetas, y bolsas personalizadas para el evento.
Facturar y cobrar los patrocinios cerrados.
Abrir el registro a workshops, Hackaton y otras actividades.

Tareas a 1 mes previo al evento:

Definir el registro y tipos de entradas, abrir registro y repartir vouchers de acceso directo a patrocinios oro y platinum.
Definición escaleta del programa en streaming Bizz Summit TV.
Preparar los programas en vivo en Youtube para los tracks en directo o pregrabados y mandar enlace a los speakers de acceso al portal de streaming.
Enviar toda la información del hotel, las reservas finales y habitaciones a los speakers.
Organizar la cena para speakers y voluntarios.
Cerrar registro a workshops y comunicar a registrados y speakers del número de asistentes.
Definir keynote inicial y de cierre, así como los requerimientos técnicos para el auditorio del ESIC.
Recepción de todo el material de patrocinio de todos los patrocinadores y del material de marketing creado como las acreditaciones.
Crear y divulgar las tarjetas de todos los speakers en RRSS.
Realizar una última reunión con sponsors pare resolver dudas sobre el evento y la feria del sábado.
Cerrar necesidades de catering para los dos días.
Cerrar disponibilidad y responsabilidades de los voluntarios y organizadores durante los dos días de evento.
Organizar una reunión con los jefes de equipo de la Hackaton definidos por los patrocinadores y ayudarles a comunicarse con el equipo de participantes definidos.
Recepción de las sesiones pregrabadas y revisar los vídeos.
Elección y comunicación de los jurados de la Hackaton.
Búsqueda de personas referentes para la keynote de apertura.

Tareas durante el evento:

Recepción de los speakers y apoyo en dudas.
Empaquetado de las 600 bolsas de regalo para asistentes al evento con material de marketing de los patrocinadores.
Montaje de la feria y preparación de las salas con indicaciones y carteles por el edificio.
Recepción de participantes y registros.
Recepción del responsable de montaje de streaming y ayudar al montaje.
Gestionar, moderar y presentar resultados de la Hackaton.
Recepción del catering y gestión.
Realización de la keynote de apertura, cierre y entrevistas durante todo el día.
Gestionar la llamada con los speakers de la keynote conectados en remoto.
Gestión de los tracks virtuales en vivo y pregrabados.
Definir el concurso final de cierre.
Realización de entrevistas en Bizz Summit TV.
Gestión de la feria y ayuda al montaje y desmontaje para los patrocinadores.
Gestionar tareas de voluntarios y revisar las salas durante la realización de las charlas.
Realización de pagos restantes.

Como podéis ver, hay muchísimas tareas y os puedo asegurar, que muchas las ha resumido o las he incluido en un mismo punto. Cada tarea trae sus dolores de cabeza, su tiempo de gestión, de perseguir a las personas y asegurarnos que cualquier correo que entraba en la bandeja se respondía y gestionaba de manera correcta.

Es difícil que las cosas salgan bien, pero somos de la opinión que en gran parte es nuestra responsabilidad y sobre todo, queremos que la gente que asista al evento se lo pase tan bien como nosotros montándolo. Hasta aquí la parte "objetiva" de la organización, pero os voy a dejar unas últimas reflexiones que siempre se presentan como obstáculos y es importante saberlas gestionar bien.

Reflexiones y posibles obstáculos a superar

Para empezar, todos los organizadores realizamos este evento de modo totalmente voluntario. Tenemos nuestras vidas y problemas, así como imprevistos de última hora en nuestros trabajos y familias. A veces se nos acumulan las tareas y no todo se resuelve cómo y cuando queremos, hay una ligera balanza entre entender esta verdad y aceptar que puede impactar en alguna de las tareas del evento. Es difícil encontrar el punto perfecto donde la balanza se equilibra, pero necesario.
Los speakers son personas y cada uno de ellos tiene sus inquietudes, expectativas y necesidades. Hay que aceptar que es imposible cumplir con todos al 100%, pero siempre hay que hacer lo posible para que, al menos, sientan el agradecimiento y el reconocimiento desde la organización del evento. No olvidéis nunca esto: vosotros dais vuestro tiempo organizando, ellos su gran experiencia y conocimiento, así que nunca olvidéis tener un detalle con ellos y escucharles.
Nunca vais a tener una asistencia que supere el 80% de los registrados mientras el evento sea gratuito (o casi). Tuvimos muchos problemas de % de asistencia en los workshops, hecho que nos dolió muchísimo pues los speakers habían preparado grandes sesiones. En expectativa que pudiera ocurrir algo parecido, el sábado el registro tenía un coste mínimo de 1€ que se destinaba 100% a donación de FEDER. Pues bien, ni pidiendo una pequeña paga como garantía de asistencia, logramos que asistieran más del 75% de los registrados en el evento. Ten en cuenta esta posibilidad cuando calcules aforo y catering.
Los patrocinadores hacen un esfuerzo muy grande patrocinando el evento con dinero, asegúrate que cumples con las condiciones y actividades de patrocinio. Asegúrate que al final del evento reciben los números del evento y asegúrate de ser totalmente transparente en todo. Los patrocinadores de hoy, serán tus aliados de mañana.
Tienes muy buena fe organizando muchas actividades, pero no todo va a salir como esperabas. Ni todo el mundo tiene el mismo nivel de compromiso que esperas, ni lo van a tener. El motivo es claro: somos humanos en una sociedad variada y diversa y tienes que aceptarlo. Si se apuntan 80 personas en una Hackaton y luego solo responden 20, agradece a esas 20 en vez entristecerte por haber perdido 60 en el camino. Es difícil aceptarlo, pero es necesario para seguir con la motivación alta para el futuro.
Pide ayuda. Sí, habrá momentos de estrés que quizás tus compañeros no estén viviendo como tú. Si sientes que no puedes, está bien parar, pedir ayuda y reflexionar juntos. Además, jamás sabes de dónde puede surgir una luz de esperanza.
Invierte en comunicación. Nos dimos cuenta que una de las mejores decisiones fue contratar a una freelance para llevarnos RRSS. Es necesario comunicar y hacer muchísimas difusión del evento para que llegue a todo ese target de personas que te gustaría que asistieran.
Define muy bien planes de emergencia. Te puede fallar el proveedor de regalos de asistentes, algún speaker o incluso puede haber algún fallo en las reservas del hotel. Es normal, asegúrate que todo queda bien comunicado a los afectados e intenta solventarlo. Durante el evento tuvimos algunos fallos, ¡es normal! Simplemente respiramos fondo y dimos lo mejor para solucionarlo.

Hasta aquí mi entrada :) Sin duda he aprendido muchísimo durante la organización del Bizz Summit ES 2022, así como lo hice en la primera edición del 2021. Ya estamos cargando las pilas para el 2023, preparando muchísimas cosas nuevas y por supuesto... ¡dibujando un evento grandioso!