Época de teletrabajo: ¡Microsoft Teams al rescate!

Mar Llambí

Las circunstancias que estamos viviendo estos días están teniendo un gran impacto en nuestro día a día. Vivimos pendientes de la evolución de las cifras de afectados y somos muchos los que elegimos hace ya unos días nuestro papel de responsabilidad individual con el #YoMeQuedoEnCasa
Las empresas con trabajadores en oficinas (o similares) tomaron precauciones y decidieron mandar a estos trabajadores a casa; algunas tenían herramientas desplegadas internamente que han contribuido a que la productividad de sus trabajadores no se vea afectada, pero muchas otras empresas estaban en fases tempranas de transformación y les ha pillado de imprevisto.



En estos momentos debemos poner a disposición todos los recursos necesarios para que esta crisis sanitaria tenga el menor impacto posible en nuestra economía nacional, nuestra sanidad, nuestras PYMES, nuestras familias... y es en estas situaciones cuando me siento orgullosa a la par que agradecida del papel que están asumiendo muchas empresas nacionales e internacionales. Este es el ejemplo de Microsoft, que ha querido aportar su granito de arena para ayudar a todas las empresas que no han desplegado herramientas de teletrabajo: ha anunciado una suscripción gratuita de 6 meses de su herramienta colaborativa Teams. Aquí podéis ver el comunicado oficial de Pilar Lopez en LinkedIn o el comunicado del vicepresidente de Microsoft Jared Spataro. La plataforma Microsoft Teams ofrece capacidades de aplicaciones de chat, videollamadas, uso compartido de archivos y almacenamiento, entre otras funcionalidades.

Además estos días están generando mucho contenido, divulgando buenas prácticas y distintas funcionalidades que ofrecen las suscripciones O365 para mejorar el teletrabajo, independientemente de la propia herramienta Teams. Adaptarse a las nuevas circunstancias será difícil para todos, aquellos que no están acostumbrados a trabajar desde casa deberán establecer una rutina, aquellos que convivan además con otros miembros de la familia deberán ocuparse de ellos y por por supuesto, durante los días de confinamiento deberemos asegurar que nuestra comunicación y trabajo en equipo no se ve afectado.

A continuación me gustaría aportar mi granito de arena; he trabajando diseñando algunos procesos de adopción de herramientas O365 con Teams como Hub y eje principal, y me gustaría compartir algunos enlaces con información útil y algunas buenas prácticas.

Enlaces útiles



Mi experiencia: las mejores prácticas






Teams se ha convertido en el hub principal de comunicación interna en nuestra organización, pero la realidad es que además tiene el potencial para convertirse en la interfaz única de colaboración y acceso a toda la información de nuestra organización. Con la creación de un Equipo, obtenemos no solo la capacidad de comunicarnos con un grupo de personas y organizar dichas conversaciones, sino que además se crea un espacio de almacenamiento (con los mismos permisos de acceso a los miembros pertenecientes al Equipo) accesible desde SharePoint y por supuesto, desde OneDrive.


Los chats individuales de 1:1 los utilizaremos para conversaciones puntuales, podremos añadir más personas a la conversación si el mensaje tiene que transmitirse de un modo N:M. Recordaremos que estos chats son para conversaciones puntuales, temporales y con un objetivo a corto plazo, que no responde a la necesidad de crear espacios de colaboración y comunicación dinámicos y de gestión ágil como son los equipos. Se decidirá a nivel de organización cuáles son los criterios para crear Equipos (áreas, departamentos, tipos de proyecto...) y con ello los canales. Los canales son un modo de clasificar las conversaciones (temas, target) y dividir los espacios de almacenamiento; utilizaremos el canal general para tratar los temas que afectan a todos los participantes de un Equipo. Los canales privados se recomienda utilizarlos con precaución, puesto que se rigen por otras reglas de permisos y la información ahí tratada tiene un alto nivel de confidencialidad. Aunque todos los miembros del Equipo formen parte de los canales, es imprescindible utilizarlos para canalizar la información, ayudar a la organización y mejorar el alcance del mensaje (así como ayudarnos a no perdernos entre los documentos jeje).



Definiremos el target de los mensajes y seremos responsables del contenido que queremos leer de los distintos canales; podéis encontrar más información en esta entrada de blog que realicé hace unas semanas. 
En los canales distinguiremos entre las conversaciones (nuevos hilos de conversación) y las réplicas (contestaciones a ese hilo). Los primeros deberán llevar su asunto y cuerpo del mensaje (por lo que utilizaremos la funcionalidad de texto enriquecido) y las réplicas deberán ser lo más precisas posibles, mencionando a los demás participantes que necesitarán estar pendientes de dicha discusión.



¡Aprovechemos al máximo el espacio común de colaboración! La creación de un Teams nos proporciona por defecto un espacio de almacenamiento accesible desde SharePoint y OneDrive. Podemos obtener todas las ventajas que nos ofrece un gestor documental como es SharePoint y podemos sincronizar ciertas librerías de los Equipos con los que más trabajamos en nuestro ordenador gracias a OneDrive. Es importante enseñar el potencial de estas herramientas a los usuarios, pero siempre pido orden y coherencia (no queremos repetir malas praxis de los antiguos departamentales donde nadie podía encontrar la información). Definiremos con el equipo unas líneas básicas a seguir cuando organicemos los documentos. Enseñaremos  a los usuarios también a sincronizar estos espacios en sus dispositivos, pero les enseñaremos a sincronizar y mantener versiones offline solo de la información indispensable para no saturar el dispositivo.


Teams nos permite conectar múltiples servicios de O365 en un mismo Equipo o chat. Mi recomendación:
  • Crear enlace al portal/es externo/s al que necesitan acceder de manera repetitiva los miembros de un Equipo.
  • Crear un Planner a nivel de Equipo (o canal dependiendo del tamaño de información gestionada) para gestionar las tareas de los miembros.
  • Crear un OneNote para administrar y compartir la agenda y notas de las reuniones del equipo/canal.
  • Añadir cualquier acceso a servicio o aplicación necesaria (Power BI, Power Apps, Forms... o acceso directo a documento son los más utilizados).
No olvidemos antes de dar acceso a los usuarios a un equipo, de configurar el entorno y preparar todos los accesos necesarios, asegurando la correcta distribución de la información desde un inicio. Cuando convoquemos una reunión en nuestro Equipo, tomaremos dinámicas y definiremos buenas prácticas a nivel de organización para mejorar nuestra productividad: definición de roles para la toma de notas y creación de tareas en las reuniones, el rol del facilitador para procurar que la información se esté almacenando en las librerías correctas, incluir a modo de captura los gráficos creados en la pizarra blanca dentro del OneNote, el uso de etiquetas comunes en el equipo, plan y notas... ¡transparencia y eficacia!

Y sobretodo: si aún estáis dando los primeros pasos con Teams es normal que haya conceptos que sean difíciles de entender o confundir, como por ejemplo el famoso Teams Team Teams Meeting, es decir, la reunión vía Teams de un Equipo en Microsoft Teams 😂

Desde aquí me gustaría transmitir mi apoyo a todos los profesionales que se han visto obligados a trabajar desde casa, a aquellos que no podrán ejercer sus profesiones por las restricciones y sobretodo mi mayor apoyo y admiración a los profesionales sanitarios y cuerpos del estado que se están dejando la piel combatiendo esta crisis.

¡Fuerza!

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