Menciones y notificaciones en Teams: cómo no perderse

Una semana más os traigo una entrada que tiene relación directa con mi trabajo diario. Me encuentro impartiendo formaciones de adopción a usuarios de una multinacional y la verdad es que me encanta poder responder y dar apoyo a los usuarios con las herramientas que utilizan día a día.
Un día tengo que crear un post solo para explicaros la diferencia entre "utilizar" una herramienta y "adoptar" una herramienta, pero hoy no es el caso 😃

Microsoft Teams fue diseñado para convertirse en el hub de comunicación y colaboración en nuestra empresa. Todas las herramientas de O365 se van incorporando poco a poco para que el usuario desde una única interfaz, pueda interaccionar (teóricamente) con todos los elementos del ecosistema Microsoft. Cuando hago formaciones de adopción, me encanta que sean dinámicas, cercanas y prácticas. Me gusta conocer la problemática del día a día de los usuarios y que me expongan qué les gusta y qué no de la herramienta. ¿Sabéis cuál es el comentario que más me realizan?

 Antes me perdía en un mar de correos, ahora me pierdo en un mar de chats y mensajes.

No puedo evitar sonreír pues precisamente ese es mi trabajo: evitar que reproduzcan el comportamiento o el uso de una herramienta como era Outlook en Teams; pues no solo es una herramienta distinta, sino que además fue diseñada para ofrecernos aún más.
Entre muchas de las buenas prácticas que divulgo a los participantes de mi sesión, hay algo en lo que dedico especial atención:

• - Definir el target de mi mensaje
• - Decidir cuándo un mensaje debo leerlo y cuando no

Para ello es importante hacer uso de las características de Teams, las cuales nos ayudarán a diferenciar entre los mensajes que TENGO que leer, los que DEBERÍA leer y los que NO ES NECESARIO a priori o de manera urgente que lea. ¿Vamos?

Definir el target del mensaje

Cuando mandábamos un correo, sabíamos que las personas que tenían que leerlo iban al "Para", las personas que tenían que están informadas al "Copia"; Abusábamos de esa práctica. Ahora nos comunicamos en entornos de trabajo y equipos, los correos se traducen en conversaciones... pero seguimos sin saber cómo definir el target concreto del mensaje.

• Cuando en un canal de un equipo necesito iniciar una nueva conversación referente al tema de ese canal, pero solo quiero dirigir el mensaje a personas en concreto, utilizaré el "@" para hacer una mención directa de esas personas. Por ejemplo

• Cuando en un canal de un equipo, quiero que todas las personas trabajando activamente en ese canal me respondan (mi conversación afecta al tema, proyecto o tópico del canal), utilizaré el "@" para hacer una mención directa al canal. Por ejemplo

• Cuando en un equipo necesito iniciar una conversación o mandar un mensaje a todos los miembros del equipo y todos tienen que leer mi mensaje, utilizaré el "@" para hacer una mención directa a todo el grupo. Por ejemplo

• Cuando el mensaje es muy importante, pero no sé a quién debo dirigir el mensaje exactamente (quizás porque no sé quién se está ocupando de esa tarea y necesito respuesta urgente), clasificaré el mensaje como urgente. Puedo incluso combinarlo con la mención directa a la persona, claro 😉

¿Por qué es importante mencionar bien a quien TIENE que leer el mensaje? Porque es la clave para que sepan identificar visualmente en su portal de Teams, donde se requiere su atención directa a ellos. Al final, como miembros de un equipo todos "estamos en copia" de los mensajes de canales estándar. Todos vamos a poder leer los mensajes si estamos siguiendo ese canal, pero sabremos dar prioridad a a todos aquellos que nos piden atención.

Decidir cuándo un mensaje debo leerlo y cuándo no

Abro mi Teams, voy a Equipos y...¡bum! todo está en negrita, rojos, exclamaciones... ¿por dónde empiezo?

• Si un canal solo está en negrita, significa que se están generando conversaciones pero NO ES NECESARIO que yo atienda a ellas de momento, puedo leerlas cuando esté libre.
• Si un canal tiene un signo de exclamación rojo, significa que yo DEBO leer ese mensaje, es importante para un usuario y quizás yo tengo la respuesta a lo que pide.
• Si un canal tiene un número rojo al lado, significa que yo TENGO que leer ese mensaje porque va dirigido directa (mención a mi nombre) o indirectamente (mención canal/equipo) a mí.

Pero Mar, yo recibo notificaciones cuando mencionan a canales o equipos que a mi no me interesan.

Entonces es nuestra responsabilidad silenciar las notificaciones de ese canal, de modo que ellos puedan seguir trabajando y no interfieran en mi visualización de conversaciones importantes (Yo incluso ocultaría el canal si sé que no colaboraré/comunicaré seguramente sobre ese tema).

Siguiendo solo estas pequeñas "buenas prácticas" y animando a nuestros compañeros de organización que las sigan, dejaremos de perdernos en un mar de mensajes y adoptaremos una buena forma de trabajar con Teams.

Espero que os haya gustado la entrada, buscaba ofrecer unas pinceladas de lo que normalmente se trata en procesos de adopción y así hacer divulgación del buen uso de tal magnífica herramienta.